Au sein d’ubinect, vous pouvez calculer les rétrocessions pour les praticiens du cabinet.

Cela se déroule en deux étapes :

1. définition des règles de rétrocessions qui seront appliquées au praticien. Vous pouvez définir une règle sur 3 niveaux : soit une règle spécifique à un acte (association code acte + cotation), soit une règle générique à un type d’actes (tous les actes de la NGAP par exemple), soit une règle globale (pour l’ensemble des actes et indemnités), et choisir pour quel praticien l’appliquer.
2. calcul des rétrocessions par praticien. Pour chaque acte d’une période donnée, ubinect recherche une règle à appliquer. Premièrement, il recherche s’il existe une règle spécifique à cet acte. Puis, s’il n’en trouve pas, il cherche une règle générique au type d’acte. Enfin, toujours s’il n’en trouve pas, il va chercher une règle globale. Dès qu’il a trouvé une règle, ubinect peut alors calculer la rétrocession.

1 – Définition des règles de calculs

Le calcul des rétrocessions se fait par l’application de règles sur les différents actes effectués, facturés ou payés pour une période donnée. Pour chaque praticien pour lesquels vous souhaitez calculer des rétrocessions, il faut définir les règles.

Rendez-vous dans le menu « Gestion », puis allez dans « Rétrocession » et cliquez sur « Règles de calculs ». Les règles applicables au sein de votre cabinet sont listées dans la partie haute de la page, et les règles appliquées aux différents praticiens dans la partie basse, un onglet par praticien.

Dans notre exemple, 2 praticiens sont dans ce cabinet.

 

On commence par ajouter une règle applicable pour le cabinet en cliquant sur le bouton « Ajouter une règle » dans la partie haute de la page. Le formulaire suivant apparait :

Il faut définir différents champs : tout d’abord le type de règle.

• Règle globale : la règle sera appliquée sur tous les actes, c’est la règle la plus générique ;
• Actes NGAP : la règle sera appliquée seulement sur les actes issus de la NGAP. Si vous sélectionnez ce type de règle, le champs « Code » devient accessible. Vous pouvez alors choisir si la règle doit s’appliquer à tous les actes de la NGAP (règle générique à un type d’acte) ou à un acte en particulier
• Actes LPP : la règle sera appliquée seulement sur les actes issus de la LPP. Comme pour les actes de la NGAP, vous pouvez choisir d’appliquer la règle de façon générique à tous les actes de la LPP ou seulement sur un acte particulier en choisissant son code dans la liste « Code »
• Indemnités : la règle sera appliquée sur les indemnités de déplacement. Vous pouvez choisir d’appliquer la règle de façon générique à toutes les indemnités ou seulement sur une indemnité particulière en choisissant son code dans la liste « Code »

Vous pouvez ensuite définir un libellé pour votre règle. Ceci n’est pas obligatoire. Il convient alors de définir le pourcentage, entre 0 et 100%, de rétrocession. Ensuite, vous devez définir sur quels actes la rétrocession doit être calculée :

• Tous les actes présents dans une facture (en conception, tla, sécurisée ou traitement papier) : rentreront dans le calcul tous les actes qui ont été mis en facture, quelque soit l’état de la facture (en conception, sécurisée, pour le TLA, traitement papier, …) ;
• Seuls les actes facturés (sécurisée ou traitement papier) : rentreront dans le calcul tous les actes se trouvant dans des factures sécurisées ou en traitement papier. Remarque : ces factures sont dans un état non modifiable ;
• Seuls les actes facturés et payés : rentreront dans le calcul tous les actes se trouvant dans des factures pour lesquelles tous les encaissements ont été faits, que ce soit du patient ou des caisses.

Enfin, vous pouvez choisir si la règle doit s’appliquer à tous les praticiens du cabinet. Auquel cas, elle sera directement associée à chaque praticien.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider la règle et l’ajouter à la liste.

Vous pouvez supprimer une règle de la liste. Attention toutefois, la suppression d’une règle entraine également les éventuelles associations de la règle aux praticiens du cabinet.

Maintenant, pour chaque praticien du cabinet, vous pouvez sélectionner les règles à appliquer en cliquant sur le bouton « Ajouter une règle » dans l’onglet du praticien souhaité. Le formulaire suivant apparait :

Vous pouvez choisir la règle à appliquer parmi celles qui n’ont pas encore été associées. Vous remarquerez qu’il est possible de définir des règles différentes, voire spécifiques, pour chaque praticien du cabinet.

Les règles ayant été définies et associées aux différents praticiens, vous allez pouvoir calculer les rétrocessions.

2 – Calculs des rétrocessions

Cliquez maintenant sur « Calculs » du menu « Rétrocession ». La page affichée vous montre, pour chaque praticien (un onglet par praticien), un résumé des différents calculs de rétrocession et la liste des actes effectués sur la période souhaitée.

Pour chaque acte, sont affichés le nombre d’actes effectués dans la période, sur quel chiffre d’affaire le calcul a été effectué, le montant total des honoraires, le pourcentage appliqué pour le calcul de la rétrocession et enfin le montant total de la rétrocession pour l’acte.

Une dernière ligne indique le montant total des honoraires et le montant total des rétrocessions pour la période.

Vous pouvez modifier la période en changeant la date de début et/ou de fin, puis en validant en cliquant sur le bouton « Calculer les rétrocessions ».

Vous pouvez également exporter les données au format CSV pour la période en cliquant sur le lien « Exporter au format CSV ». Les données sont alors utilisables avec n’importe quel tableur.